В чем секрет успеха маленького коллектива? Ответ знают в одном из подразделений ЗАО «Август-Бел»
В ежегодном конкурсе на звание «Лучшее подразделение года» среди структурных подразделений административно-хозяйственной деятельности нашего завода победителем стала группа интегрированной системы менеджмента (ИСМ). И сегодня секретами успеха своего маленького коллектива делится ведущий специалист по ИСМ Валентина Забелина.
— Валентина Николаевна, в чем специфика деятельности вашей группы?
— Специфика заключается в организации, координации и оказании методической помощи персоналу по вопросам поддержания в рабочем состоянии и повышения результативности и совершенствования интегрированной системы менеджмента предприятия. В ее составе три системы менеджмента: качества, экологического менеджмента, охраны здоровья и безопасности труда. Необходимость сертификации возникла в 2013 году для расширения рынка сбыта нашей продукции за рубежом, где при заключении договоров требуется наличие сертификатов соответствия систем управления требованиям международных стандартов (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001). Тем более, АО Фирма «Август» и филиал «Вурнарский завод смесевых препаратов» имели сертификаты соответствия еще с 2007 года.
Отсюда и необходимость ориентироваться не в каком-то одном направлении, а во всей деятельности предприятия, а также в вопросах управления охраной труда и охраной окружающей среды. В настоящее время наше подразделение является неким информационно-координационным центром, куда обращаются по разным вопросам: от структурирования и регламентирования деятельности, оказания методической помощи до нормоконтроля документов. Мы — и организаторы, и методисты по поддержанию процессов, связанных с системами управления предприятием.
— Каким был для вас прошлый год?
— Сейчас мы подводим итоги не совсем обычного года, готовимся к формированию отчета по анализу функционирования интегрированной системы менеджмента за 2020 год.
Пандемия наложила отпечаток на все сферы деятельности и на нашу работу в том числе. В начале года строились одни планы, затем их пришлось корректировать под новые обстоятельства. Например, вынуждены были сдвинуть сроки выполнения Программы внутренних аудитов на 2020 год. В связи с переходом на удаленный режим работы с апреля месяца приостановили этот процесс и возобновили его только в сентябре. Возникли также сложности при формировании команды аудиторов: кто — на «удаленке», кто — на больничном. Поэтому наибольшую часть аудитов взяла на себя Елена Романовская. Это даже для команды объемная работа, а для одного человека — тем более.
Внутренние аудиты подразумевают под собой контроль соответствия фактической деятельности — регламентированной, а также выполнения распространяемых на нашу деятельность законодательных требований. Поэтому своевременное выявление недочетов позволяет устранить их до проведения проверок контролирующими органами, которые могут наложить штрафные санкции как на предприятие, так и на должностное лицо, предотвратить выпуск несоответствующей продукции, несчастные случаи. Внутренние аудиты помогают в целом совершенствовать деятельность предприятия. Наш завод находится на довольно высоком уровне. Свидетельство тому — подтверждение звания лауреата Премии Правительства Республики Беларусь в области качества. В июле у нас прошел внешний аудит, который мы достойно выдержали.
Если говорить о «бумажной» работе, то основной пакет основополагающих документов был разработан на этапе подготовке к сертификации системы. Сейчас он пересматривается, дорабатывается по мере необходимости. Однако так сложилось, что я согласовываю основную массу документов по регламентированию деятельности (положения, инструкции и т.п.). А это — не просто поставить подпись: нужно вникнуть, разобраться и (самое сложное) прийти к консенсусу. Елена Романовская проводит нормоконтроль документов. Поэтому объем работы довольно большой, и к тому же требует не только знаний требований стандартов ISO.
— В чем сильные стороны подразделения?
— Во-первых, во взаимопонимании. Мы с Еленой с полуслова понимаем друг друга. В нашем небольшом коллективе добрая дружеская атмосфера, а это важно.
Во-вторых, мы стараемся действовать спокойно, обдуманно и тактично. В группу обращаются по разным вопросам, и наша задача — дать на них исчерпывающие компетентные ответы.
— У нас на заводе, как правило, при решении сложных задач группа ИСМ находится на «переднем крае». Как вы думаете, почему?
— Сложно сказать. Думаю, потому что система менеджмента у нас интегрированная, распространяется на все структурные подразделения предприятия, а мы как координирующее звено знаем, как протекают все бизнес-процессы завода. Наша работа требует большого объема знаний как по организации бизнес-процессов предприятия, так и законодательных требований к сфере его деятельности. К тому же, у меня есть знания и опыт в методах управления, стремление к постоянному расширению кругозора. И так как задачи руководством ставятся все более нетривиальные, приходится вникать во все вопросы.
И здесь хочу похвалить Елену Романовскую. Она пришла к нам на завод сразу после окончания университета. И благодаря своей старательности, исполнительности и коммуникабельности активно включилась в работу: изучала, наблюдала, училась у других и быстро стала настоящим специалистом по ИСМ.
— Какая из поставленных руководством задач была самой неожиданной, нестандартной и сложной?
— Практически все задачи, которые ставит руководство, являются одновременно и нестандартными, и неожиданными, и сложными. Они настолько разные… Наша работа представляет собой довольно широкий спектр деятельности по анализу и совершенствованию бизнес-процессов предприятия. Одним словом, у нас не заскучаешь.
— Кто и что помогает вам их решать?
— Помогают хорошие деловые и дружеские связи с коллегами из Центрального офиса, конструктивные отношения с аудиторами и консультантами по системам управления, которые всегда помогут в сложной ситуации.
Разумеется, очень важны взаимопонимание и взаимовыручка в своем коллективе. Мы сотрудничаем со всеми подразделениями, наиболее тесно — с группой правовой работы и отделом управления персоналом. И хочу отметить, что у нас на заводе при обращении за помощью никто никому никогда не отказывает, за что мы благодарны коллегам. Ну, и в любом деле важны собственная любознательность, способность воспринимать большой объем информации, а также анализировать и систематизировать ее. И, главное, постоянная работа по расширению кругозора.
— Какой главный принцип деятельности вашей группы?
— У нас, как у медиков, главное — не навредить. Мы смотрим на проблемы, возникающие в результате деятельности подразделений, со стороны. Стараемся не предвзято, а спокойно и объективно разобраться во всех нюансах и специфике их работы, помочь руководителям организовать или структурировать деятельность в подразделениях.
— Для этого нужно терпение…
— Скорее не терпение, а выдержка и ответственность, которые пришли с жизненным опытом. Так сложилось, что вся моя трудовая деятельность связана с общением с людьми. А когда у тебя в подчинении персонал, и одновременно ты сам являешься подчиненным, приходится учиться держать себя в руках, слушать и слышать. Поставленные задачи в любом случае нужно выполнять, а эмоции лучше направить в конструктивное русло.
Анна ТРУБЧИК,
собственный корреспондент ЗАО «Август-Бел».